こんにちは。田村です。久しぶりにブログを担当します。

突然ですが、皆さんは総務というお仕事にどのようなイメージをお持ちでしょうか。
恐らく、「縁の下の力持ち」「何でも屋」「雑用係」というような、スタッフを陰からサポートする守りの部署というイメージが強いのではないでしょうか。

ですが、近年、コロナを機に会社組織の在り方が見直されるようになり、「戦略総務」という新たな考え方が広まっています。
そこで、今回は戦略総務について考えていきたいと思います。

戦略総務とは？

戦略総務とは2018年頃から使われ出した言葉で、文字通りに受け取ると「総務が（企業の）戦略を持つ」ということです
会社が抱える問題を総務が中心となり改革・解決していき、組織の基盤を強固なものにするため様々な政策を積極的に実践していく「攻めの総務」のことを指しています。

戦略総務がなぜ必要なのか

これまでの総務は、社員が安心して働けるよう、すでにある体制を運用し、社内から出た依頼や要望に答えるといった、受動的な役割が強かったと思います。
ですが、コロナを機に働き方改革が進み、企業のグローバル化やワークスタイルの変革が求められるようになりました。
また、人材不足が続く中、多くの企業が採用や定着にも課題を抱えています。
優秀な人材を採用し、継続して活躍してもらうためには、働きやすい環境を整え、従業員のモチベーションを高めることで生産性を高めることが求められています。

こうした変化に対応するため、サポートをするだけではなく、会社の目的や目標が達成できるよう、自社の課題を分析し、業務効率化や社内の環境最適化のため積極的に戦略を持って会社を引っ張る役割が求められるようになりました。

戦略総務に変わるためのポイント

現場とのコミュニケーション活性化

総務は現場と関わることの多い部署のため、現場の生の声をそのまま制度の改革などに活かすことができます。
現場とコミュニケーションを取ることで、アイディアや改善点など、「戦略総務」にとって新たな気づきをくれることも少なくないため、戦略総務として現場を把握するためにも、コミュニケーションは重要なポイントです。

また、総務担当者は経営層と従業員双方とコミュニケーションを図りやすいポジションにあるため、経営層と現場の橋渡し役も担っています。
経営層と現場がスムーズにコミュニケーションを取れるような体制を構築するなど、社内活性化を実現させることも重要だと思います。

社内外の情報収集

社内だけではなかなか新しいアイディアに触れる機会は少ないかと思います。
日々の業務に関する情報はもちろんですが、法律や労務関連の情報、より良い労働環境にするために他社がどのようなことを行っているのか等、社外の情報をチェックすることで、自社に役立つ情報を収集し、反映することで会社のさらなる成長に貢献することができます。

アイディアの実行

現場からの生の声や、情報収集でいろいろな情報を得たとしても、実行できなければ意味がありません。
先にも書いた通り、総務担当者は経営者と現場双方とのコミュニケーションを図りやすいポジションにいます。
新たな取組を実行することは簡単なことではありませんが、経営層と現場の双方と近い総務だからこそできることは多くあると思いますので、自社の課題を分析し、業務効率化や社内の環境最適化のため積極的にアイディアを実行。現場の声を反映した施策・制度を構築していくことが重要だと思います。

システムやツールの有効活用

戦略総務はさまざまな改善活動を社内で行い、業務体制を改善することが必要となるため、総務担当者の業務範囲を広げることにもなります。
業務範囲を広げるとなると総務部門の規模拡大が必要になり、採用・教育を含めたリソースの確保が必要です。
業務を効率的に回すためにも、定型業務はアウトソーシングを活用するなどして、戦略総務に関連する業務に集中できる環境を作ることも大切になってくると思います。

最後に

少し前にはなりますが、ジェイテンネットでは新たな取組として、今年の夏よりサマータイム制度（フレックスタイム制）を試験導入しています。
プライベートとのバランスが取りやすくなった他、業務量や自分自身の体調など、状況に合わせて業務時間を調整できるため過度な残業の軽減、業務効率の向上にもつながっています。
もちろん、社内からもプラスのご意見が多く上がっており、取り組みとしては成功に近いと実感しています。

働き方改革が進んだ今、今後の総務の在り方として、現場の働きやすい環境を守る・維持するといった受身の姿勢ではなく、積極的に社内環境改善に取り組む「攻めの姿勢」が重要であると感じています。
また、戦略総務と言っても、総務の業務内容が変わるわけではありません。
なによりも重要なのは総務担当者自身の心構えや、挑戦心・チャレンジ精神だと思います。
ジェイテンネットがより良い会社になることを目指し、従業員が少しでも働きやすい環境になるよう、私自身、積極的に社内環境改善に取り組んでいきたいと思います。