こんにちは。田村です。久しぶりにブログを担当します。

今年に入って世間を騒がせているコロナウイルスにより、多くの企業さんで働き方に変化があったのではないでしょうか。
当社もそのうちの一社です。
そこで今回は、ジェイテンネットの働き方の変化、在宅勤務導入について書こうと思います。

ジェイテンネットでは今年の3月より、社内での感染拡大防止の為、在宅勤務を実施しています。
過去に例のない取り組みでしたので、はじめは戸惑いましたが、厚生労働省のガイドラインを参考に、在宅勤務の社内的なルールを作成し、在宅勤務を導入することができました。

在宅勤務を導入するためには多くの課題があり、在宅勤務開始直前直後、部署内がバタバタしていたことを思い出します。

さて、導入を決めてから最初に課題となったのは大きく分けて3つです。

  1.  自宅での制作環境準備・社内ネットワークへのアクセス
  2.  従業員の労働時間管理
  3.  コミュニケーション不足解消

それでは、各課題についてどの様な対処をしたのか、ご紹介させていただきます。

1.自宅での制作環境準備・セキュリティー管理

ジェイテンネットの様なWeb制作会社で勤務しているからといって、当たり前のように自宅に制作環境が整っているわけではありません。
パソコンやプリンターといった設備はもちろん、その他、集中して仕事ができるような仕事場が自宅にない従業員もいます。
また、セキュリティー上、社内ネットワークからでないとアクセスできない業務も多く存在していた為、在宅勤務でも、オフィスにいるのと変わらず業務が行える環境を整えることが大きな課題でした。

そこでジェイテンネットでは、まず「各従業員の生産性を落とすことなく在宅勤務が可能な環境を整えることが重要」と判断し、全従業員にパソコンを支給することになりました。
事前に会社指定のセキュリティーソフトをインストールし、セットアップ後、各自の自宅に配送することで対応したので、環境設備のみなさんは対応が大変だったかと思います。

また、社内ネットワークへのアクセスについては、在宅勤務開始当初は、リモートデスクトップを活用し、後にVPN接続環境を構築。インターネット回線からVPN経由で社内のファイルサーバーや業務システムにアクセスできるようにしました。
この様に、制作環境構築に対して柔軟かつ、早急に対応が可能だったのは、ジェイテンネットの強みであるシステム部署の力が大きいと日々感じています。

2.従業員の労働時間管理

在宅勤務導入当初は、通勤時間がないことで、プライベートと仕事の境目がなくなり、従業員によっては労働時間が増えるという懸念が上がっていました。
また、これまではオフィスで顔をあわせていたので、相手の表情を実際に見て観察することができたため、状況や気持ちを察することができましたが、在宅勤務では、各従業員の状況が見えずらくなり、配慮が足りないまま新たな仕事を割り振ってしまう等、一部の従業員の負荷が増えてしまった。ということもありました。

そこで、この様な問題を解決するため、ジェイテンネットでは毎朝業務前の稼働報告と終了後の業務日報に加え、通話でのコミュニケーションや、Web会議ツールを使用しての全社MTGの機会を増やすことで、対面でのコミュニケーションの機会を増やし、各従業員の状況把握ができるようにしました。

各自のタスクを可視化するだけでなく、顔を見て話をする機会を増やすことで、業務の偏りや、過度な残業の削減につながっています。
また、それだけではなく、チャットツールやWeb会議ツールを活用することで、在宅勤務で懸念される文字でのコミュニケーションに偏ることもなくなり、対面のコミュニケーションを取る機会を増やすことで、従業員の孤立感の解消やストレス軽減にもつながっているかと思います。

在宅勤務導入から時間のたった現在では、通勤時間が削減されることで、家族との時間やプライベートな時間を充実させることができるようになった。というプラスの声が多く上がっているので、嬉しく感じています。

3.コミュニケーション不足解消

在宅勤務導入に伴い、多くの企業が課題としたことに、コミュニケーション不足があるかと思います。

前述の対策で述べたとおり、ジェイテンネットでは、チャットツールやWeb会議ツールの活用で、対面的なコミュニケーションの機会を増やしたことがコミュニケーション不足の解消につながっています。
その他に、チャットツール内に「雑談チャット」という場所を設け、すべての従業員が業務外のことを含め、好きなことを投稿できる場を作成しました。
今ではオフィス勤務時の休憩中に飛び交っていた様な会話が、雑談チャット内で飛び交っています。

現在では徐々にコロナ前の勤務形態に戻している企業も出始めていますが、ジェイテンネットでは、今後も引き続き在宅勤務とオフィスでの勤務(出社)を併用して行く予定ですので、今後WEB会議システムを使用した面白いイベントができたらいいな。と思っています。

最後に

新たなコロナ対策の一環として年始休暇延長要請という話も出てきており、まだまだコロナによる企業側への影響は続きそうです。
「今必要なことは何か」を常に考え、より良い会社になることを目指し、従業員が少しでも働きやすい環境になるよう、引き続き改善を続けていきたいと思います。

Chihiro Tamura

Writer
Chihiro Tamura
Category
Columns
Tag
在宅勤務導入